Duurzaam omgaan met je gegevens: hoe doe je dat?

Om als woningcorporatie efficiënt en effectief te kunnen werken moeten zowel de processen als de gegevens op orde zijn. De processen krijgen veel aandacht, de gegevens(kwaliteit) veel minder. Bijvoorbeeld bij de implementatie van een nieuw ERP systeem of bij Lean trajecten worden de processen geanalyseerd en geoptimaliseerd. Veel corporaties kennen proces beheerders. Of er is gekozen voor zaakgericht werken. En de gegevens? Gegevens zijn vaak het kind van de rekening. Hierdoor blijven schaduwadministraties in stand en wordt de datakwaliteit niet aangepakt.  Lees in deze blog hoe het anders kan.

Zonder de juiste gegevens lopen processen niet soepel

Als gegevens meerdere keren worden vastgelegd of gegevens niet tussen processen worden gedeeld, dan leidt dit tot stroperige processen of minder goede besluiten. Zo zagen we een inspectie proces waarin allerlei gegevens vastgelegd moesten worden, terwijl deze niet verder werden gebruikt. Of een meer-jaren onderhoudsbegroting waarin het vervangen van CV ketels voor een huizenblok staat gepland, zonder dat bekend is dat de CV ketel bij een kwart van de woningen in het blok al eerder is vervangen.

Hoe kan het beter?

Elk gegeven wordt eenmalig vastgelegd. In de processen is precies bepaald welke gegevens ingevoerd, bijgewerkt of geraadpleegd moeten worden. Voor rapportages is duidelijk welke gegevens gebruikt moeten worden en wat de actualiteit ervan is. Zo wordt bij de bouw of aankoop van een woning de energie index bepaald en vastgelegd. Na uitvoeren van planmatig onderhoud wordt de index bijgewerkt. Bij elke mutatie speelt de index via de woningwaardering een rol om de huurprijs te bepalen. Door portfolio managers wordt de energie index gebruikt om te bepalen hoe met het bezit moet worden omgegaan. Tot slot kan de laatste stand van de energie index direct worden gebruikt in management rapportages.
Dat klinkt mooi maar hoe kunt u dit organiseren?

Het antwoord is een combinatie waarbij gegevens in de processen worden bijgehouden en gebruikt, maar organisatie breed beheerd kunnen worden. Met de introductie van gegevenseigenaren hebben we verschillende corporaties geholpen bij het duurzaam beheren van gegevens. De gegevenseigenaar is verantwoordelijk voor een set van gegevens en stemt met de proceseigenaren af hoe deze in de processen bijgehouden kunnen worden: wie voert het gegeven in of werkt het bij (hoe vaak en hoeveel moeite kost dat?), en wie wil of mag het gegeven kunnen raadplegen (waarom en hoe actueel moet het zijn?). De gegevenseigenaar houdt de gegevens dus niet allemaal zelf bij. Hij is wel verantwoordelijk voor het correcte beheer en de kwaliteit ervan.

 

Klein beginnen

We geloven in oplossingen die klein beginnen. Als de oplossing zich heeft bewezen kan deze verder worden opgeschaald. Juist bij het beheren van gegevens is het bijna ondoenlijk om een volledige lijst van gegevens te gaan verzamelen. Of om deze in één keer in alle processen optimaal te laten bijhouden. Klein beginnen kan bijvoorbeeld door een “back log” op te stellen van de gewenste gegevens en te starten met de beheren van gegevens met hoogste prioriteit. Belangrijk is om voor elk gegeven te bepalen of het “de moeite waard is” om het bij te houden. Welke processen maken gebruik van het gegeven? Wat kost het om het gegeven goed bij te houden? Welke kwaliteit is haalbaar? En wat levert het op? Voor de gegevens wordt de gegevenseigenaar in de organisatie geïntroduceerd. Zodra de aanpak zich voor een eerste set gegevens heeft bewezen, kan worden gestart met duurzaam beheren van gegevens voor een volgend onderwerp.

Wilt u duurzaam omgaan met uw gegevens?

HMVW heeft een praktische aanpak waarbij u op een gestructureerde wijze het beheer van gegevens met gegevenseigenaren kunt inrichten. We hebben een checklist ontwikkeld om te bepalen of het “de moeite waard” is om een gegeven bij te houden. Daarnaast zetten we agile technieken in om samen met u tot een effectief beheerde set van gegevens te komen. Hierbij besteden we ook aandacht aan de Beschikbaarheid, Vertrouwelijkheid en Integriteit van gegevens. Tot slot helpen we u met de introductie en uitrol van de aanpak in uw organisatie.

Heeft u interesse in onze aanpak, neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Bob Kennedy, HMVW